Chính sách bảo mật
Hiệu lực từ: 22/10/2026. Chính sách này áp dụng Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Cập nhật ngày 22/10/2026.
Bản Chính sách này thay thế bản trước. Đối với tài khoản đăng ký từ ngày 22/10/2026, bản này được áp dụng ngay khi Khách hàng đồng ý. Đối với tài khoản đã đồng ý bản trước, bản này được áp dụng sau 30 ngày kể từ ngày 22/10/2026; trong thời gian đó, bản trước tiếp tục được áp dụng.
1. Bên xử lý dữ liệu
Soluta xử lý dữ liệu kế toán của doanh nghiệp. Soluta không khai thác dữ liệu cá nhân trong sổ cho mục đích riêng của Soluta.
- Đối với dữ liệu tài khoản và nhật ký sử dụng (email đăng nhập, mật khẩu dạng băm, thông tin thanh toán, địa chỉ IP, nhật ký truy cập), Công ty TNHH Soluta là bên kiểm soát dữ liệu. Đây là dữ liệu cá nhân do Soluta tự thu thập để phục vụ việc đăng nhập, thu phí và bảo đảm an ninh (mục 2).
- Dữ liệu trong sổ kế toán là dữ liệu của doanh nghiệp Khách hàng. Trường hợp sổ có thông tin của cá nhân (nhân viên, khách lẻ…) do Khách hàng ghi để phục vụ công tác kế toán, Khách hàng là bên kiểm soát dữ liệu; Soluta chỉ xử lý theo chỉ dẫn của Khách hàng.
2. Dữ liệu Soluta thu thập
| Loại dữ liệu | Ví dụ | Mục đích |
|---|---|---|
| Tài khoản | email, mã tài khoản, mật khẩu (chỉ lưu dạng băm) | đăng nhập, liên lạc |
| Thanh toán | số dư ví, lịch sử nạp và trừ tiền; thông tin xuất hoá đơn (tên công ty, MST, địa chỉ, email nhận hoá đơn) | thu phí thuê bao, lập và gửi hoá đơn điện tử |
| Sổ kế toán | bút toán, đối tượng, thông tin chứng từ (số, ngày, MST, số tiền), dấu vân tay tệp | cung cấp dịch vụ sổ kế toán |
| Kết nối Cas Link | trạng thái liên kết từng mục, mã truy cập do Casso cấp (không bao gồm mật khẩu ngân hàng, cổng thuế) | lấy hoá đơn, giao dịch ngân hàng về sổ khi Khách hàng liên kết |
| Nhật ký | thời điểm, địa chỉ IP, công cụ được gọi, kết quả | bảo đảm an ninh, chống lạm dụng, điều tra sự cố |
| Tra cứu luật chưa có trong kho | câu tìm kiếm văn bản pháp luật, văn bản hoặc điều khoản mà kho chưa có (không bao gồm dữ liệu sổ) | bổ sung kho văn bản pháp luật |
| Phản hồi lỗi, đề xuất | nội dung trợ lý AI gửi khi công cụ gặp lỗi hoặc khi Khách hàng góp ý (đã lọc MST, số tài khoản, email, số điện thoại) | sửa lỗi, cải tiến sản phẩm |
Soluta không thu thập: tệp chứng từ gốc (Soluta không lưu tệp); nội dung cuộc trò chuyện của Khách hàng với trợ lý AI; mật khẩu dạng chữ rõ.
Dữ liệu nhạy cảm. Sổ kế toán có thể chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định của pháp luật, gồm lịch sử giao dịch tài khoản ngân hàng (sao kê), tiền lương và số định danh của nhân viên. Soluta chỉ xử lý các dữ liệu này theo yêu cầu của Khách hàng để phục vụ việc lập sổ. Đối với dữ liệu của người khác (nhân viên, khách hàng…) trong sổ, Khách hàng là bên kiểm soát và có trách nhiệm thông báo, xin sự đồng ý của họ theo quy định của pháp luật.
Xử lý tự động. Soluta sử dụng quy tắc máy tính cố định để kiểm tra bút toán (Nợ bằng Có, đúng tài khoản, đúng đối tượng, căn cứ còn hiệu lực) và tính số liệu trên báo cáo, tờ khai. Việc đọc chứng từ và soạn đề xuất do trợ lý AI mà Khách hàng lựa chọn thực hiện. Không bút toán nào được ghi và không quyết định nào ràng buộc Khách hàng nếu Khách hàng chưa duyệt. Khách hàng có quyền không sử dụng trợ lý AI.
3. Nơi lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu được lưu trên máy chủ đặt tại Việt Nam.
4. Chia sẻ dữ liệu
- Nhà cung cấp trợ lý AI do Khách hàng lựa chọn (Anthropic, OpenAI…): Soluta chỉ chia sẻ phần dữ liệu trợ lý AI yêu cầu, khi Khách hàng đã kết nối và cho phép. Việc này do Khách hàng khởi động; nhà cung cấp xử lý dữ liệu ở nước ngoài. Trong trường hợp này, Khách hàng là bên chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Trước khi đưa dữ liệu lên, Khách hàng tự bảo đảm có căn cứ hợp pháp, lập hồ sơ khi pháp luật yêu cầu và lựa chọn cài đặt bảo vệ dữ liệu phù hợp (Điều khoản sử dụng, mục 3).
- Công ty TNHH Casso (máy chủ tại Việt Nam): chuyển hoá đơn điện tử, giao dịch ngân hàng của doanh nghiệp tới Soluta khi Khách hàng liên kết qua Cas Link (Điều khoản sử dụng, mục 3); tạo mã QR thanh toán và thông báo cho Soluta khi tiền về, qua dịch vụ payOS; phát hành hoá đơn điện tử cho phí dịch vụ Soluta.
- Nhà cung cấp hạ tầng (máy chủ, email, hoá đơn điện tử) theo hợp đồng có điều khoản bảo mật.
- Cơ quan nhà nước khi pháp luật yêu cầu.
- Soluta không bán dữ liệu và không sử dụng dữ liệu sổ của Khách hàng để huấn luyện mô hình AI.
- Soluta có thể tạo số liệu thống kê đã ẩn danh, không thể nhận diện doanh nghiệp hay cá nhân, để vận hành và cải tiến dịch vụ.
5. Thời hạn lưu giữ
- Tài khoản: được lưu trong thời gian sử dụng dịch vụ và được xoá cùng lúc với sổ cuối cùng của Khách hàng.
- Sổ kế toán và nhật ký truy cập sổ: được lưu trong thời gian sử dụng dịch vụ và thêm 30 ngày sau khi hợp đồng chấm dứt để Khách hàng tải về, sau đó được xoá. Khách hàng có thể yêu cầu xoá sớm hơn.
- Nhật ký truy cập (địa chỉ IP, thời điểm, đường dẫn) và nhật ký đăng nhập: được lưu 13 tháng theo pháp luật về an ninh mạng. Các nhật ký máy chủ web khác: được lưu 14 ngày.
- Thông tin thanh toán và hoá đơn: được lưu 10 năm vì đây là chứng từ kế toán của Soluta (Luật Kế toán).
6. Biện pháp bảo vệ
Soluta áp dụng các biện pháp sau: kết nối được mã hoá (HTTPS); đăng nhập bằng OAuth, mỗi ứng dụng chỉ nhận quyền tối thiểu; mỗi người dùng chỉ thấy sổ được giao; sổ được ghi dưới dạng chuỗi có băm để phát hiện việc sửa đổi trái phép; ghi nhật ký mọi lần gọi; mật khẩu được lưu dưới dạng băm.
7. Quyền của chủ thể dữ liệu
Chủ thể dữ liệu có các quyền: được biết, truy cập, chỉnh sửa, xoá, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, rút lại sự đồng ý, nhận bản sao dữ liệu và khiếu nại.
Cách thực hiện: (1) Gửi email tới info@soluta.vn từ email đăng nhập, ghi rõ yêu cầu. (2) Soluta phản hồi trong thời hạn 02 ngày làm việc, kèm hướng dẫn thủ tục. (3) Soluta thực hiện yêu cầu trong thời hạn theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP: xem, chỉnh sửa, cung cấp dữ liệu trong 10 ngày; rút lại sự đồng ý, hạn chế, phản đối xử lý trong 15 ngày; xoá dữ liệu trong 20 ngày (có thể gia hạn một lần khi cần thiết, có thông báo lý do). Khách hàng có thể tự chỉnh sửa thông tin tài khoản và thông tin xuất hoá đơn tại mục Tài khoản. (4) Trường hợp không đồng ý với cách giải quyết, Khách hàng khiếu nại theo soluta.vn/khieu-nai.
8. Sự cố
Khi xảy ra sự cố lộ lọt dữ liệu, Soluta thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 72 giờ kể từ khi phát hiện (Luật 91/2025/QH15) và thông báo cho Khách hàng ngay khi xác định được dữ liệu bị ảnh hưởng.
9. Liên hệ
Công ty TNHH Soluta · Tầng 29, Tòa Đông Lotte Center Hà Nội, số 54 Liễu Giai, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội, Việt Nam · Email: info@soluta.vn
Xem thêm: Điều khoản sử dụng